根治大企业病的良药－电子日报制

治大企业病的良药－电子日报制
大企业病几乎是所有的企业成长过程中必有的阵痛，如何防治和医治大企业病呢？本人认为同步管理可以治好大企业病，而电子日报制度是实现同步管理的基础。所以本文要说的是建立电子日报管理制度是根治大企业病的良药。
大企业病的三个特征
我们首先要弄清什么是大企业病，其危害是什么。大企业病有三个症候。一、信息传输通道不通畅。主要原因是管理层次太多。二是左右信息不互通，原因是各自为政，形成一堵墙。三是见领导难，主要原因是领导忙不过来。综合起来一句话，大企业病就是本应该畅通的信息通道发生了阻塞，导致工作效率低下。打个比喻来讲，就像汽车行驶在拥挤坎坷的道路上，本来几分钟的路程，几个小时还没有到达。大家的感觉过程是从着急到难受、到抱怨、到无奈的适应、到最后的习以为常。一旦企业员工对大企业病习以为常，企业也就危机四伏。另外要说明的是大企业病不仅是上万人的大企业才有，即使几百人的中小企业，抑或是几十人的小企业都可能得。
当今的企业竞争比的是速度。成功者就是速度最快者，即是把最好的产品，以最快的速度，在最短的时间内送到最终客户手中。一个不讲究速度、效率低下的企业在当今激烈复杂的市场竞争中无论如何是不可能成功的。试想，一个企业信息上下不能畅通，左右不能互通，见领导难，一件着急的事情在企业内部绕圈子，兜来兜去，形不成决议，或形成决议后，执行不了，落不到实际行动上，见不到效果，如何参与竞争？等竞争对手把问题解决好了自己还在内部绕弯弯。这样对企业危害极大，企业将失去竞争力、战斗力，企业在运营过程中暗礁会很多，而且随时都有可能被淘汰出局的危险。
治大企业病关键是解决信息传输沟通问题
综合上述分析，不难得出要治大企业病，首要的是解决企业信息传输问题。过去，企业要做到信息的及时沟通比较困难，而今天，有了网络这种信息传输工具，做到信息及时的沟通完全可能，无论是企业上下、左右、内外均可采用这种信息沟通方式。即可通过电子邮件或电子文件包等形式加速信息沟通，使信息沟通完全摆脱了时间和空间的限制，实现同步沟通。
现在让我们反观目前企业大多采用的传统信息传输机制，具体办事人员打报告给班组长，班组长再阅批修改后报部门的主管副经理，副经理审阅修改后再报部门主管经理，部门主管经理审阅修改后再报企业决策层的主管副总经理，主管副总经理批阅修改后再报请总经理。一般情况下，总经理要和决策层班子成员通气或研究一阵子后再作批示，尔后再一级一级往下传，等传到打报告的具体办事员那里时，可能早已时过景迁了。更何况信息在长期的多级的传输过程中失真度较高。当然并非所有的企业都这样做，也不是所有的事情都这样做，这里是说我们目前的信息传输系统及决策批示执行系统就是这个模式，效率低下，需要建立快速的同步报告系统和快速的决策反馈和执行系统。具体做法如下。
领导班子之间如何加快信息沟通
领导班子之间信息沟通可以采用公用文件包的形式，班子成员可以把相互通报的信息放在文件包里，班子成员信息共享，有什么意见和看法也可以放在文件包里，这样就不用大家齐了才开会，才商讨事情，可以充分利用时间和空间。在工作繁忙的公司里，领导班子全体成员都在公司的时间并不是太多，因为各有各的事情要做。当然也可采用电子邮件的形式，这样可以使不在公司的班子成员随时也可共享信息。
上下级之间采用电子日报的积极作用
对于需上下沟通的信息，应以建立电子日报制度为主。下级信息上传――基层员工、一线主管和各管理岗位的员工均可向上级、上级的上级、主管领导、直至总经理、董事长报告本岗位的工作具体情况，当然包括各种工作问题。如果条件许可的话，每一名员工都可以以日报的形式向上级报告工作进展及工作问题。报告的形式是电子邮件，而不是书面报告，这些来自基层员工的工作信息对他的上级和上级的上级以及高层领导至关重要，是领导了解全面工作情况的基础，是决策的依据，这样了解信息可以不受时间和空间的限制，而且信息的真实性较强。上级的信息下传――上级对下级下达信息完全可以通过这种电子邮件的方式下达，这样就可以免受时空的限制，如果是信息要下达给全员，高层领导也完全可以采用这种电子邮件的方式，这样使所有的下级接受的是同一信息指令，这就防止了信息指令在下传的过程中，其效用层次衰减，也避免了不同级别的的人因对信息指令理解以及岗位的差异造成对信息理解的偏差，导致信息传输效果的偏离。 这就是电子日报制度形成的上下级信息传输结果是效率高失真度低，充分起到信息所应有的作用。
当然这样的信息传输机制，目的在于领导需要了解这些基础信息，便于也有利于决策，并不是直接指导基层员工的工作。即使对全员传输（下传）信息，也是在同一时间，同一受众群体，下达同一个信息指令，目的在于统一行动，缩短信息传输时间，降低信息指令下达过程中的衰减和偏差度。这叫统一指挥，而与越级指挥两个完全不同的概念概念。电子日报制度让高层决策人员可以以最快的速度了解到最前沿的真实的信息，同时，也将高层的信息指令在同一时间内下达给应该下达到的所有群体，降低信息传输成本，避免信息指令效用的衰减和偏离。
电子日报制度还有一个好处就是督促员工尽力努力做好每一天工作，防止吹牛浮夸之风。不然第一天做了电子日志，并上报了公司各级领导，若没有完成，就会在以后的工作中露馅。无论是谁做的工作，做到什么程度，只要做成了电子日志，并上报各级领导，而且做了电子备份，都将无法改变，这将成为历史记录，也将成为评介员工的最初依据。所以电子日报制度是督促每一名员工的岗位尽职尽责的最好的办法，起到了电子防范的技术，而且工作信息将会得到真实有效的沟通。这有利于提高工作质量，培养务实的工作作风。
电子日报能在企业的全员中实行，最终将将起到评价和考核每个员工业绩和能力的基础依据。每天每个员工都在上报，而且上报的内容具有不可更改性，所以每天的电子日报内容就是每位员工的工作业绩的实录。要评价一位员工一定时期的工作业绩，只要把员工在这一时期的电子日报连续起来看就组可以，而且从连续起来的工作日志中还可以读出一位立体的员工，绝不仅仅是工作业绩，所以电子日报是考评员工的有效工具。这不像传统的考评员工的方式靠感情、靠感觉，靠距离领导关系的远近。所以在一定程度上也等于提高了考核工作的有效性和真实性，降低了员工考核的成本，提高了企业考核员工的工作效率。
电子日报在横向的信息沟通中的作用
传统的企业里，信息一般是上下沟通，如果风气不太正的企业里，或者各主管领导有矛盾的企业里，各部门之间虽然之是一墙之隔，天天见面，但就是信息不互通，只有等开工作例会时了解一些各部门经理通报的经过认真过滤之后的信息。但往往这时候得到的信息对工作来说是为时晚矣，极大地影响工作效率。怎么办？就是在各相关部门之间建立电子日报制度，因为企业的日常工作不仅需要上下级之间进行及时的沟通，而且还需要横向的及时沟通，需要信息时进行沟通，一旦有信息就进行横向的沟通，每天都以电子日报的形式进行信息的沟通，甚至一天可以进行多次的信息传输沟通。这样的信息传输沟通方式比传统的打招呼的好处是一旦传输出去，传输的信息内容就无法更改，接受方如果更改也将有更改记录。因此电子日报制度若以电子邮件的形式发送将会起到工作记录的作用，成为很多事情的见证者。而且，电子日报的发送形式还有一个好处就是敦促各部门尽心尽力、精益求精的工作，在发送电子日报的时候，会认真考虑电子文本的行文，甚至字斟句酌，因为这将代表本部门做过的工作或代表本部门的意见。所以无形之中，每一名工作人员工作起来都会格外精心、细心，提高的是工作质量。因此电子日报制度进行横向传送，不仅提高的是工作效率，而且提高的是工作质量。
电子日报在企业内外的信息沟通中的作用
领导难见这是大企业的通病，难见领导对企业来讲有积极的作用也不利的一面，但相比之下，积极作用小于消极作用。其主要原因是领导工作太忙，也有人为的原因，认为领导好见没有面子。由于领导的时间和精力有限，不可能会见所有的员工和所有的客户，但领导有必要了解公司所有员工的工作状况和以及每一名员工所要想向领导表述的事情，需要了解公司员工代表公司会见每一位客户的的情况。但是要每一位员工向领导汇报也根本不现实，要领导直接会见每一位客户也不现实也没有必要，或者即使当面听一下员工代表公司会见客户的情况也不现实，但领导确实有必要了解每一位客户的心声，需要了解公司员工代表公司会见每一位客户及与公司相关的方方面面的情况，怎么办？这就需要电子日报制度。员工虽然不能直接与领导见面，但员工可以通过电子邮件的形式把自己的工作及想法如实的反映到领导那里，领导也可以把自己所要表述的意见，需要对员工传递的信息通过电子邮件的形式发送到每一位员工的信箱里，这样就可以实现员工和领导之间信息的互动。同样与每一位客户的信息也可以通过电子邮件的形式实现公司领导和客户之间的信息互动，虽然没有直接见面，但意见信息得到了沟通，这样就避免了信息的来回传递的失真和相互之间的猜来猜去，耗费时间和精力。
以上三种信息传输通道，只要形成电子日报制度，以电子邮件的形式发送，最大的好处就是节省信息的传输时间，其次是信息的失真度低，第三，相互之间的信息的传递的相对透明性和不可更改性，会大大促进工作质量的提升。这对医治大企业病是大有裨益。
电子日报制度对领导的三个制约作用
电子日报制度的制约作用是双向的，在制约下级的同时，对上级也是个强有力的制约。电子日报制度，对应的当然是电子回复制，当下级把工作情况和问题上报的同时，领导也要以电子邮件的形式对下级提出的问题给予回复。由于电子邮件的不可更改性，所以，一旦领导对下级的请示报告给予了回复，也就形成了永久性历史记录，成为有据可查的电子档案。所以电子邮件回复对领导的制约作用有三：一是制约少数领导关键的时候出尔反尔，出卖下属，因有据可查，无法抵赖；二是有效制约少数领导的健忘和糊涂，因为时间长了，领导把批示过东西也可能忘掉了；三是制约领导不经深思熟虑就轻易下结论，草草批示的轻率作风，电子回复制会领导在下结论做批示之时，定三思而后行，减少轻易下结论做批示造成的负面影响，这对改善领导的作风、提高工作质量和工作效率有积极的作用。
电子日报制在企业推行过程中的障碍
  电子日报是信息传输工具发展到互联网时代的必然产物，是对企业传统的信息传输机制的一种变革，一种挑战，更是对企业传统的分级分层管理的一种改革。这将直接关系到许多人的利益，尤其关系到传统的中层经营管理人员的权职和利益。企业的传统的做法会造成对领导层的架空，对领导层信息的封锁，尤其那些重要的基层经营单位，因担心领导了解其所谓的内部信息，制定严格的内部信息传递制度，欺上瞒下，对嘴不严者或敢于向上反映信息者打击报复。在这样的严厉控制下，基层经营单位就变成了企业中的一个相对独立的王国，用传统的说法是划地为牢或拥兵自重。由于领导不了解其内部信息，轻易不敢对其做出处理，这样时间久了，就会把问题积压起来，量变到一定程度发生质变，对全局造成非常大的危害。最终领导不得不断臂疗伤，损失可谓惨重。若有电子日报制度，绝不至于此，基层的经管人员绝不敢瞒报屏蔽信息，即使有问题也会及时发现，及时解决。也正是由于电子日报制有这样重要的作用，对那些爱独断专行的中间层经管人员是一个极大的制约，所以电子日报制度在企业初期推行过程中会受到中间层经管人员的强有力的阻碍，但只要坚持推行并形成制度，一段时间后大家就会适应的，对不适应的经管人员，应趁早把他淘汰掉。
当然电子日报制度最初也会遭到基层员工的抵抗，其原因就是忙于工作的员工认为这是多此一举，整天工作都忙不过来，那里还有功夫坐下来写电子日志、发电子邮件？纯粹是耽误功夫！工作不忙的员工会因为没什么可报的，担心这样会揭穿自己的真实的工作状况，所以竭力反对，但这样的员工不说电子日报不好，而是找各种接口，诸如技术问题、时间问题、形式问题等等来加以反对。但是只要坚持推行电子日报制度，那些忙的员工也会适应，那些不忙的员工也会忙起来，要么就会成为南廓先生滥芋充数，最终充不下去。
 
电子日报制度的缺陷
当然，电子日报制度也有他的缺陷，这就是信息的保密性如何保证，无论是班子之间，还是上下级之间抑或是各横向部门之间以及与客户之间都存在着信息的相对保密问题，信息保密问题应有信息保密制度来约束，泄漏机密当然要受到惩罚，这就需要制作电子日报的人的保密意识要强。这就是说什么的信息需要发送给什么岗位的人，那些东西可用电子邮件的形式传递，什么样的东西不能用电子邮件的形式，这也是检验信息的制作者发送者敏锐性的。电子日报制度还能够锻炼员工的文字表达能力，经常这样做，员工的语言文字表达能力提高，而且思维逻辑性增强，会形成认真负责的态度，对企业形成务实认真负责的工作作风很有好处。  
电子日报制度还有一个电子信箱密码安全管理问题，一旦重要岗位的人员的密码泄漏，被心怀叵测的人利用，将会造成无法预测的损失，因此，无论任何人，那怕是最高领导者都要注意电子信箱的密码管理问题，要经常更改电子信箱的密码。
电子日报应用举例
人力资源部汇报工作，可以完全通过电子邮件的形式报告当天公司人员变动情况，进入公司员工的数量，职位，年龄、性别、学历以及重要职位的人员的履历，离职员工的数量及个性特征以及离职原因等，人力资源需求的请求，领导看了后完全可以以电子邮件形式进行恢复，不必要全部都面对面地交流和批复。业务部门可以把每天的业绩统计数字、初步分析、主要特点、重大事项以电子邮件的形式上报或横向传递，领导完全可以以电子邮件形式进行相关批复，而不必坐等下级面对面的汇报。这样领导完全可以掌握经营动态。至于工作的周报、月报、季报、年报等完全可以采用这样的形式。
电子日报在最初推行的过程中为了便于推行最好把电子日报简化到报表的形式，形成固定的格式，每天在下班前用几分钟的时间简单地填写一下，然后提交就是了。然后逐步细化和完善电子日报。当然电子日报制度在最初推行的时候也考虑大家的接受程度，分批分层级的逐步推行，循序渐进，不要一下子铺展到全员。